Digital Wellness in Workplace: งานก็ได้ คนก็ดี ด้วยดิจิทัล

            วิกฤติไวรัส Covid-19 ทำให้หลายองค์กรต้องปฏิรูปกระบวนการทำงานให้เป็นดิจิทัลอย่างเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมออนไลน์ การติดต่อประสานงานผ่านโปรแกรมไลน์ ตลอดจนกิจกรรมสันทนาการผ่านวิดีโอคอลเพื่อรักษาระยะห่างทางกายภาพ (Physical Distancing) การเปลี่ยนรูปดังกล่าวเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วมากจนทำให้ผู้บริหารองค์กรหนึ่งกล่าวว่า Covid-19 ได้เร่งแผนการปฏิรูปองค์กรสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) จากเดิมที่จะใช้เวลา 2 ปี ให้เหลือเพียง 2 เดือนเท่านั้น!

            อย่างไรก็ดี เมื่อวิกฤตดังกล่าวเริ่มคลี่คลายลง และหลายองค์กรเริ่มเปิดสำนักงานอีกครั้ง เชื่อเหลือเกินว่าความปกติใหม่ (New Normal) ที่จะเกิดขึ้นจะต้องมีเทคโนโลยีดิจิทัลมาเกี่ยวข้องด้วย ไม่ว่าจะเป็นความสามารถที่จะให้พนักงานสามารถทำงานจากที่ใดก็ได้ (เพราะช่วง Covid-19 ยังให้ทำงานจากที่บ้านได้) การรักษาระยะห่างขณะนั่งทำงาน ซึ่งทำให้ต้องใช้เครื่องมือดิจิทัลมาเป็นตัวช่วยในการสื่อสารและส่งข้อมูล หรือการนำเทคโนโลยีทันสมัยมาลดขั้นตอนการทำงาน และช่วยในการปรับสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิตส่วนตัวให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลมากขึ้น

            เพราะฉะนั้น โจทย์ใหม่ที่องค์กรจะต้องรับมือในโลกยุคหลัง Covid-19 คือ จะนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการทำงานอย่างไร จึงจะทำให้ได้ทั้งงานที่มีคุณภาพ บุคลากรมีความสุข และองค์กรสามารถเดินต่อไปได้

เทคโนโลยีดิจิทัลทำให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงหรือ?

          คำตอบสั้น ๆ คือ จริงครับ เพราะงานศึกษาชื่อ Priming a New Era of Digital Wellness ซึ่งจัดทำโดย Citrix และ Quartz Insights เมื่อ ค.ศ. 2019 นั้น ได้ทำการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานกว่า 1,000 ราย จากประเทศออสเตรเลีย จีน ญี่ปุ่น บราซิล สหรัฐอเมริกา และสหราชอาณาจักร พบว่า กว่าร้อยละ 90 ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่า เทคโนโลยีที่ดี (good technology) สามารถช่วยให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น (more productive) ขณะที่ร้อยละ 85 มีข้อเสนอแนะว่าเทคโนโลยีต้องสามารถช่วยลดอุปสรรคและเปลี่ยนงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ ให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อที่พนักงานจะได้มีเวลาไปให้ความสำคัญกับงานที่ต้องใช้มันสมองและความคิดสร้างสรรค์มากกว่า ผลการสำรวจดังกล่าวแสดงให้เห็นว่า พนักงานยุคใหม่มีความตระหนักรู้เป็นอย่างดีว่าเทคโนโลยีดิจิทัลสามารถนำมาประยุกต์กับการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นกว่าเดิม แต่ด้วยเงื่อนไขว่าต้องเป็นไปอย่างเหมาะสม

            ประเด็นสำคัญคือคำว่า “เหมาะสม” ที่แหละครับ เพราะองค์กรแต่ละที่ย่อมมีวัฒนธรรมการทำงานที่แตกต่างกัน นี่ยังไม่นับความแตกต่างระหว่างบุคคลที่ทำให้การวัดความเหมาะสมสามารถทำได้ยากขึ้นไปอีก จึงไม่น่าแปลกใจที่ผลการสำรวจเดียวกันกับย่อหน้าที่แล้วได้พบว่า ผู้ตอบแบบสำรวจกว่าร้อยละ 67 บอกว่า การที่ต้องออนไลน์อยู่ตลอดเวลา (always on) สร้างผลกระทบในเชิงลบต่อสุขภาพ หลายองค์กรทั่วโลกจึงได้ออกนโยบายอนุญาตให้พนักงาน “หยุดการเชื่อมต่อ” (disconnect) เพื่อให้พนักงานสามารถรักษาสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวกับหน้าที่การงานได้ดีขึ้น ซึ่งย่อมส่งผลให้มีความผูกพันต่อองค์กรมากขึ้นด้วยเช่นกัน

การนำแนวคิด Digital Wellness มาใช้ภายในองค์กร

          การนำแนวคิด Digital Wellness มาใช้ภายในองค์กรสามารถแบ่งได้ 3 ระดับ ได้แก่ ระดับนโยบาย ระดับการจัดการ และระดับพนักงาน ซึ่งแต่ละระดับมีกรอบคิดกว้าง ๆ ที่เชื่อมโยงกัน ดังนี้

  1. ระดับนโยบาย ผู้บริหารขององค์กรต้องกำหนดกรอบนโยบายที่สะท้อนไม่เพียงแต่ความต้องที่จะนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของงานอย่างเดียวเท่านั้น แต่ต้องสะท้อนผลกระทบด้านคุณภาพชีวิตที่จะเกิดขึ้นต่อพนักงานเมื่อองค์กรได้นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ด้วย เพราะฉะนั้น วิสัยทัศน์ด้านดิจิทัลขององค์กรจึงควรให้น้ำหนักต่อคุณภาพชีวิตของพนักงานไม่แพ้ด้านอื่น ทั้งนี้ ก็เพื่อเป็นการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานตระหนักถึงวิสัยทัศน์ดังกล่าว สร้างความเป็นเจ้าของ และไม่เกิดแรงต่อต้านนั่นเอง
  2. ระดับการจัดการ เป็นการนำนโยบายมาแปลงเป็นแผนงานและโครงการต่าง ๆ ซึ่งการกำหนดผลที่คาดว่าได้รับนั้นต้องมีมิติที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพชีวิตของพนักงานด้วย เช่น ผลที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการพัฒนาระบบคลาวด์สำหรับการแบ่งปันข้อมูลระหว่างฝ่ายต่าง ๆ คือ ลดขั้นตอนทางเอกสารและระยะเวลาการติดต่อประสานงานของพนักงาน เป็นต้น ทั้งนี้ ก็ด้วยเหตุผลเดียวกับในระดับนโยบาย นั่นคือเพื่อให้พนักงานตระหนักได้ว่าโครงการเทคโนโลยีดิจิทัลไม่ได้เกิดขึ้นมาเพื่อเป็นภาระ แต่เพื่อช่วยให้ทำงานได้สำเร็จอย่างรวดเร็ว จะได้มีเวลาในการคิดสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณค่ามากกว่า
  3. ระดับพนักงาน อาจเรียกได้ว่าเป็นระดับที่สำคัญที่สุดของการนำแนวคิด Digital Wellness มาใช้ เพราะเกี่ยวพันกับผู้ปฏิบัติงานโดยตรง ในระดับนี้จะเป็นการสร้างข้อตกลงและกลไกระหว่างพนักงานด้วยกันเอง และระหว่างหัวหน้างานกับพนักงาน ว่าจะให้มีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้มากน้อยในระดับใด เช่น กำหนดห้วงเวลาในการสื่อสารทางโปรแกรมไลน์ ว่าอนุญาตให้พูดคุยเรื่องงานได้เฉพาะชั่วโมงการทำงานเท่านั้น เพื่อลดแรงกดดันที่จะต้อง always on ตลอดเวลา หรือการสื่อสารผ่านอีเมลที่อาจกำหนดกติกาว่าสามารถตอบกลับได้ภายใน 36 ชั่วโมง ไม่รวมวันหยุด เป็นต้น สิ่งสำคัญในระดับนี้คือ ในการกำหนดกติกาใดขึ้นมาก็ตามต้องมีการนำผู้ที่เกี่ยวข้องทุกฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วมด้วย เพื่อให้เป็นที่ยอมรับร่วมกัน

Digital Wellness สำหรับองค์กรในอนาคต

            รายละเอียดที่กล่าวไปคือภาพในปัจจุบันที่หลายองค์กรได้นำไปใช้ในการปฏิรูปเข้าสู่ดิจิทัล อย่างไรก็ตาม ด้วยเหตุที่เทคโนโลยีดิจิทัลได้รับการพัฒนาไปอย่างรวดเร็วมาก จึงได้เกิดนวัตกรรมที่องค์กรสามารถนำมาใช้ในการพัฒนา Digital Wellness ได้ 2-3 นวัตกรรม ดังนี้

  1. ปัญญาประดิษฐ์ ระบบปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI (Artificial Intelligence) คือระบบอัตโนมัติที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ให้ทำงานแทนมนุษย์ได้ในหลายสถานการณ์ สำหรับภายในองค์กรนั้น AI สามารถช่วยลดภาระงานที่ซ้ำซาก หรือเป็นผู้ช่วยอยู่เบื้องหลัง และคอยอำนวยความสะดวกโดยผู้ที่ผู้ปฏิบัติงานไม่รู้ตัว เช่น AI ในระบบอีเมลช่วยในการจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่เข้ามาในแต่ละวัน โดยเรียงตามลำดับบุคคลที่เราโต้ตอบบ่อยครั้งที่ในสุดช่วงเวลาหนึ่ง ระบบ AI ในโปรแกรม Word ที่ช่วยแก้คำผิดให้โดยอัตโนมัติ หรือระบบ AI ในโปรแกรมนำเสนองานที่ช่วยเลือก template ที่เหมาะสมกับเนื้อหา เป็นต้น
  2. ความจริงเสมือน ระบบความจริงเสมือน หรือ VR (Virtual Reality) ในปัจจุบันอาจใช้ในอุตสาหกรรมบันเทิงเป็นส่วนใหญ่ แต่เมื่อนวัตกรรมนี้มีราคาถูกลงและเป็นที่แพร่หลายมากขึ้น ก็มีศักยภาพช่วยอำนวยความสะดวกในด้านการทำงานด้วยเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางไกลในห้องเสมือนจริง การฉายภาพจำลองของโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่ ตลอดจนการจัดกิจกรรม team building ภายในโลกเสมือนสำหรับองค์กรที่มีพนักงานกระจายอยู่ทั่วโลก เป็นต้น
  3. อินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง ระบบอินเทอร์เน็ตในทุกสิ่ง หรือ IoT (Internet of Things) จะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ระบบไฟที่จะปิดการทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบว่าพนักงานกลับบ้านหมดแล้ว เครื่องพิมพ์ที่สามารถเชื่อมโยงกับระบบคลังสินค้าช่วยคาดการณ์ได้ว่าจะต้องให้ฝ่ายพัสดุสั่งซื้อกระดาษและหมึกพิมพ์จำนวนเท่าใดในอีก 3 เดือนข้างหน้า และอาจรวมไปถึงโต๊ะกับเก้าอี้ที่สามารถตรวจจับว่าพนักงานนั่งทำงานนานเกินไปแล้ว และจะส่งสัญญาณเตือนไปยังอุปกรณ์ที่พนักงานคนนั้นสวมใส่อยู่ให้ออกไปเดินยืดเส้นยืดสายบ้าง เป็นต้น

สรุป

          Digital Wellness สำหรับพนักงานคือประเด็นที่ทุกองค์กรต่างให้ความสำคัญ เพราะมีส่วนช่วยในการสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน และทำให้คนเก่งอยากอยู่กับองค์กรต่อไป แต่การจะนำไปใช้ให้ได้ผลอย่างแท้จริงต้องอาศัยการมีส่วนร่วมจากทุกฝ่าย โดยเฉพาะในระดับพนักงานที่ต้องมีการกำหนดกติกาว่า ควรมีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้มากน้อยเพียงใดเพื่อให้เกิดการยอมรับร่วมกัน นอกจากนี้ องค์กรยังต้องเตรียมนำเทคโนโลยี 4.0 อย่าง AI มาใช้ในการอำนวยความสะดวกกับการทำงานของพนักงาน อันเป็นความท้าทายใหม่ในโลกยุคหลัง Covid-19 ครับ